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課程取消與補課怎麼管理？教練的改期紀錄與提醒範本
用取消、改期與未出席的處理表，整理原課、新時間與確認責任，提供可調整的提醒訊息及每週檢查清單。
先區分取消、改期與未出席
學員傳來「這週不能上」，不一定代表要取消課程。他可能希望移到另一個時間，也可能整週請假。若直接開放原時段，卻沒有記下下一步，月底容易忘記是否還欠一次確認。先問清楚本次要改期、取消，還是尚未決定，再更新紀錄。
預約確認表示雙方同意時間；實際出席、收費與補課權益則是其他紀錄。不要單靠課表推定已經上過課，也不要把每週保底堂數當成剩餘堂數。這些概念分開，後續才容易核對。
步驟一：讓學員找得到變更方式
把取消與改期的聯絡方式、受理窗口及適用規則放在固定說明或預約邀請中，讓學員看到一致內容。是否扣堂、順延或退款，應依已說明的條件與實際個案核對，不要由排課狀態直接決定。
可使用這段說明：「如需變更，請回覆原課日期、時間及希望取消或改期。改期請提供所有可行的新時間；再次確認前，請勿把候選時間視為已排定。課程權益依報名時確認的規則處理。」
步驟二：每一種異動都有下一步
以下可作為教練或櫃檯的工作清單。它描述需要維護的資訊，不表示系統會自動補課、退費、扣堂或通知；負責人仍需完成相應處理。
| 情況 | 先確認 | 完成時留下的紀錄 |
|---|---|---|
| 同一堂課改期 | 新時間雙方可行且沒有衝堂 | 原日期、新日期與確認結果 |
| 取消並另找補課 | 原課如何處理及後續聯絡人 | 待補選狀態與追蹤事項 |
| 整週請假 | 本週無法安排，是否涉及權益 | 請假範圍與待核對的權益 |
| 已確認但未出席 | 是否有時間或地點誤解 | 實際情況與後續約定 |
步驟三：同時核對原課與新課
週二的課改到週五，先確認週五的教練、學員與場地都可用，再完成雙方確認並更新。最後回看週二是否仍留著舊安排，避免同一堂課出現兩次。跨週改期時，原週與新週都要查看。
排課通的教練可在預約中調整日期與時間。取消後若還需要另找補課，請另外保留原課與後續處理的對應紀錄。補課期限、剩餘堂數與學員費用需要獨立核對，不能只看新課表的總堂數。
提醒訊息要能立刻核對
可使用範本：「提醒您：9 月 23 日週三 19:00 有一堂已確認課程，地點為原教室。如需變更，請回覆原課時間，我會依既定流程協助確認。」請換成該堂課的日期與地點。
若使用其他工具發送提醒，先測試對象、時間與重複發送情況；若人工發送，就指定負責人及檢查時間。預約頁有 LINE 登入，不表示已設定好 LINE 自動通知。
每週看原因，才能改善流程
原因可簡要分為時間誤解、交通或臨時行程，不必保存無關私密細節。常發生地點誤會，就改善確認文字；選項常失效，就調整收集與確認的間隔。
- 每筆異動是否有後續負責人？
- 原課與新課是否同步核對？
- 待補選學員是否知道下一步？
- 需另行處理的權益是否有紀錄？